Sadržaj
Da li ste primetili da se ponekad dešava da ne stižete na vreme na neke zakazane sastanke iako niste bili previše zauzeti ili okupirani nečim drugim? Šta može biti razlog? Da li ste se nekad zapitali kako oni ljudi koji su prezauzeti stižu baš na vreme bilo gde Odgovor je jednostavan – PLANIRANJE. Da, isplanirajte svaki događaj ili sastanak unapred, ili bar one važnije. Čak i onda kada ste najviše zauzeti, planiranje vremena će vam omogućiti bolju vremensku preciznost, izbećićete neprijatnosti zbog kašnjenja, a i tačnost će svakako uneti jednu notu ozbiljnosti u vaš poslovni život.
Ovo će vam reći bilo ko iz one kategorije ljudi koji su prezauzeti. Planiranje i organizovanje vremena je najbitnije. Mnogi poslovni ljudi širom sveta to rade sami, umesto da zapošljavaju asistente koji bi im organizovali raspored. Oni uglavnom imaju asistente da vode evidenciju toga da im se sve uklopi u raspored ali ne i da ga prave.
Za planiranje vremena koristite sledeće metode
Ukoliko želite da pravite raspored i da na jedan bolji i uspešniji način organizujete svoj poslovni život, evo nekih možda korisnih saveta.
Ukoliko nemate tu mogućnost da imate svog ličnog asistenta, nekog ko će se baviti vašim poslovnim rasporedom, onda ćete to morati sami. U tu svrhu koristite planere, tabele, “To do” liste i aplikacije na pametnim telefonima. Odredite prioritete i sortirajte ih po važnosti na:
- Hitno i bitno
- Nije bitno ali je hitno
- Bitno ali manje hitno i
- Nije bitno i nije hitno.
Koristite mogućnostu u vidu digitalnih planera, planera u pametnim telefonima, različitih kompjuterskih aplikacija poput eksel tabela ili možda jedne od najboljih besplatnih aplikacija Google calendar-a.
Gugl kalendar je jedna moćna alatka, koja vam može uštedeti brdo vremena, ako je mudro koristite. Postoji opcija deljenje zajedničkih kalendara, što može biti zgodno ako imate asistenta, možete joj pristupiti putem mobilnih uređaja, dobijati SMS obaveštenja i slično. Generalno puno je alata u digitalnom smislu koji vam mogu pomoći da svoje vreme što bolje raspodelite. Zapravo svaki android telefon u sebi ima neku verziju planera, na vama je samo da odaberete opciju koja vam najviše odgovara.
I ono parče neisplaniranog rasporeda može da bude dobra opcija
Zvuči čudno ali većina zauzetih ljudi na svetu ima „rupe“ u svom rasporedu i to vreme uglavnom iskoriste ukoliko iskrsne nešto hitno ili rade nešto produktivno u to vreme. Ove namerne pukotine u planiranom vremenu služe im i radi smanjenja tenzije koja će se sasvim sigurno stvoriti ako su termini preblizu. Teško ćete do njih doći pre podne, recimo, poslovni ljudi uglavnom drugu polovinu radnog vremena prilagode za dostupnost. Ovom politikom se vodite i kada vi planirate svoje vreme.
Odgovarajte na svoje imejlove u najkraćem mogućem roku
Kada primetite prispeli imejl, potrudite se da ga pročitate ili bar obrišete. Jer, u suprotnom, sledećeg dana će vas sačekati hrpa neotvorenih imejlova koja će vam samo oduzeti vreme i remetiti raspored.
Kako vas ovo ne bi zbunjivalo, otvarajte imejlove odmah istog dana i preduzmite određene mere, bilo da na njih odgovarate, brišete ih ili ubacujete nov sastanak ili obavezu u planer.
Iskoristite vreme za obrok ili vreme u prevozu
Ukoliko imate svoj tim saradnika širom sveta, komunikacija sa njima se usklađuje sa vremenskom zonom u kojoj su. Tako da neke pozive možete obaviti dok ste u putu, stoga bi bilo zgodno da organizujete lični prevoz umesto gradskog. Ovo rade oni koji su najzauzetiji. Naravno ako to uslovi dozvoljavaju. Nemojte nikada ugroziti svoju bezbednost zbog poslovnih obaveza.
Poslovni ljudi su toliko predani poslu da koriste čak i vreme obroka da budu poslovno aktivni. Tada obavljaju komunikaciju sa zaposlenima.
Pravite pauze izmedju zadataka
Mnogo je obaveza koje treba obaviti i ponekad se jave poteškoće da se usklade i obave svi sastanci, pozivi, imejlovi i druge zakazane aktivnosti bez pauze. U svakom slučaju, pauza je neophodna kako ne bi došlo do prevelikog zamora i gubitka koncentracije.
Možete, recimo, uzeti 20 slobodnih minuta na svaka dva do tri sata. Jedan od korisnih saveta kako dobro da isplanirate obaveze jeste da obeležite sve obavljene aktivnosti i obeležite sledeći korak koji treba uraditi. Idealno vreme za ovaj posao je tokom pauza.
Odvojite vreme za privatan život
Kada ste kod kuće ne primajte pozive niti odgovarajte na imejlove. Vrlo je važno imati vremena za svoju privatnost. Odvojte privatni od poslovnog života. Na ovaj način ćete uspeti da provedete bar neko vreme sa svojom porodicom. Možda vam se čini teško ali ovako najzauzetiji planiraju svoj dan. Samo je bitno razumeti jednu činjenicu, a to je značaj i planiranje rasporeda i prema tome se odnositi sa poštovanjem.
Uvek ćete naći vreme za to što isplanirate, samo je potrebno da pravilno implementirate svoj plan. Nemojte nikad preskakati planirane obaveze jer vam se ponekad čine nazanimljivim.
